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Ces outils pratiques pour organiser vos réunions

Rédigé le 13 Septembre 2018 à 08:13 | Lu 30 fois

Les vacances d'été s'achèvent et la rentrée approche à grands pas. Les entrepreneurs doivent gérer la reprise et fixer les objectifs professionnels à venir. De quoi mettre en place un certain nombre de réunions. Aujourd'hui, les débriefings se modernisent grâce à internet et aux nouvelles technologies, tant dans leur élaboration que dans leur déroulement. Pour vous faciliter la tâche, des start-up proposent des plateformes et applications pour organiser vos réunions et les rendre plus efficaces. Voici une sélection de ces outils pratiques.



Les actifs français ont la « réunionite aiguë ». Les salariés passent en moyenne plus de quatre heures et demie par semaine en réunion, soit plus de 21 jours dans l'année, selon un sondage publié par OpinionWay en juin 2017. Du côté des cadres, leur temps est multiplié par deux, avec six semaines par an. Des débriefings qui ne semblent guère utiles et intéressants. D'après la même source, seuls 52 % des membres d'une entreprise les considèrent comme productives.

Les cadres déclarent, eux, que leur concentration commence à baisser au bout d'une cinquantaine de minutes, selon un sondage réalisé par l’IFOP en mars 2015. 23 % d'entre eux perdent même le fil après moins de trente minutes, tandis que seulement 37 % peuvent tenir plus d'une heure. Afin d'organiser des réunions plus facilement et les rendre plus attractives, des sociétés innovent en proposant leurs outils pratiques.

Lumi réunit les membres d’une entreprise

L'entreprise Lumi, fondée à Londres en 1991 et dirigée par Richard Taylor, est spécialisée dans les technologies et logiciels d’engagement du public en temps réel. Cela afin de faciliter l’organisation d'assemblées générales et de réunions entre membres et actionnaires d'une entreprise. Les solutions de la société permettent un enregistrement fluide des participants et proposent des fonctionnalités diverses. Avec trois objectifs : réduire les coûts d’organisation, favoriser l'engagement des participants et faire gagner du temps.

L'application Lumi AGM Mobile permet une élaboration efficace et une interaction captivante avec les différents protagonistes. L'écran d'accueil dévoile des informations supplémentaires à propos des réunions ainsi que des liens externes proposant, par exemple, un rapport annuel ou de comptes. Des systèmes de votes et de sondages y sont intégrés afin de transformer la manière d'intervenir. S'ajoutent également des sessions de questions-réponses disponibles pour soumettre des requêtes au président de la réunion, auxquelles lui-même peut répondre par messagerie.

La solution offre également un dynamisme dans l'organisation sous trois formes : des réunions hybrides, virtuelles et en salle. La première combine rassemblement en face à face et intégration des actionnaires à distance via webcast (diffusion de contenus audio et vidéo sur le web, ndlr) sur des Smartphones et tablettes. La deuxième, qui reprend la technique de webcasting, diminue les coûts et retire le besoin de louer une salle.

La dernière ressemble à une réunion classique, mais incorpore la méthode du vote électronique. De nombreuses entreprises utilisent les solutions de Lumi comme la banque française BNP Paribas, Caceis, la filiale du Crédit Agricole consacrée aux investisseurs institutionnels, ou encore la société britannique Equiniti, spécialisée dans les services financiers et administratifs.

Livestorm : une plateforme de réunions en ligne

Plus besoin de se rassembler dans une salle. Avec sa plateforme web, Livestorm, la start-up française du même nom, fondée en 2016 par Gilles Bertaux, Robin Lambert, Vincent Garreau et Tom Forlin, propose aux professionnels, et notamment aux entreprises, des « webinaires » (terme qui désigne des réunions faites via internet, ndlr). Avec ses salles de débriefing virtuel, les dirigeants peuvent échanger avec leurs collaborateurs et leurs clients.

Disposant de fonctionnalités de webinar et streaming vidéo en haute définition, l'utilisateur interagit avec son assemblée en partageant son écran et en dialoguant via un chat intégré. Quant aux participants, ils disposent d'un système de questions/réponses et de sondages. En cas d’absence ou de problème de connexion, ils peuvent suivre la conversation par téléphone ainsi que revoir l'événement en replay.

Dotée d’un support multi-langages, la plateforme partage un ensemble de documents comme des présentations de vidéos pré-enregistrées ou provenant de YouTube et s’intègre à plus de 1 000 logiciels Cloud comme Salesforce (éditeur de logiciels de gestion de la relation client, ndlr). Pour 99 euros par mois, les petites structures peuvent inviter jusqu'à 100 participants, tandis que les grandes entreprises, pour 299 euros, ont la possibilité de convier plus de 500 personnes. La start-up normande Yousign spécialisée dans les solutions sécurisées et légales de signature électronique, et l'entreprise Mailjet, centrée dans l'envoi d’emails pour professionnels, ont déjà opté pour ce service.

Vyte, l’outil d'organisation tout-en-un

Pour optimiser les réunions et faire gagner un temps précieux aux membres d'une entreprise, la société parisienne Vyte, créée en 2014 par Manuel Mondesir, Martin Saint-Macary et Philippe Hong, propose un outil de planification multifonction. En le synchronisant avec un agenda Google, Office 365 ou Microsoft Exchange, une interface apparaît avec un calendrier et tableau.

Selon ses disponibilités, le dirigeant peut ainsi proposer plusieurs créneaux de dates de réunion à ses collaborateurs, par email ou via un lien URL. Les invités votent ensuite pour celui qui leur convient le mieux. Le chef d'entreprise découvre alors les avis de chacun et confirme en un clic la meilleure option, créant et planifiant la réunion au sein de la plateforme. Des informations peuvent également y être intégrées afin de définir le but et le contenu du rassemblement. Et, en cas d'indisponibilité de certains membres, l'entrepreneur reçoit des mails, en temps réel, afin d’être averti.

Les réunions d'équipe peuvent aussi être organisées via une application disponible sur iPhone et s'intégrer depuis Slack, plateforme de communication collaborative en entreprise. Disponible en version gratuite, Vyte met en place deux autres offres payantes pour professionnels et entreprises. Elles comportent plusieurs fonctionnalités comme la possibilité d'interdire aux invités de suggérer d'autres dates, de définir la durée d'une réunion ou de personnaliser la plateforme selon sa marque.

Des sociétés du monde entier comme Doctrine, la start-up tricolore ayant conçu un moteur de recherche pour les avocats et juristes, ainsi que Verizon Wireless, entreprise américaine consacrée aux services mobiles, font confiance à cet outil dans l'élaboration de leurs réunions.

Ces différentes plateformes devraient ainsi rendre vos réunions plus productives et plus captivantes. Autrement dit, avec des personnes détendues et concentrées, prêtes à suivre leurs objectifs.

(avec dynamique-mag)

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Rédigé le 13 Septembre 2018 à 08:13 | Lu 30 fois




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